Případová studie: Jednorázové nasazení LeadAgentu pro Vysočina Tourism

Jak jsme zjednodušili registrace a komunikaci na konferenci „Vysočina Vysočině – Cestovní ruch 2025“

Klient: Vysočina Tourism
Akce: Konference Vysočina Vysočině – Cestovní ruch 2025 (≈ 100 hostů)
Forma nasazení: Jednorázové využití LeadAgentu pro organizaci akce

Shrnutí (proč se vyplatí mít LeadAgent)

• Rychlé nasazení bez zbytečného IT: pozvánky, registrace, formuláře a mailing na jednom místě.
• Méně ruční práce, méně chyb: automatizace celého procesu a přehled v reálném čase.
• Lepší zážitek pro účastníky: jasné informace, jednoduché přihlášení, včasné připomínky.
• Okamžitý přehled pro organizátory: kdo je přihlášen, kdo doplnil údaje, co chybí, exporty pro produkci.
• Škálovatelnost: jednorázové nasazení, které lze snadno zopakovat nebo rozšířit na dlouhodobé kampaně.
• Bezpečná práce s daty: shoda s GDPR a transparentní správa souhlasů.

Výzva

Prestižní konference pro klíčové aktéry cestovního ruchu na Vysočině vyžadovala rychlou, přehlednou a spolehlivou komunikaci: od pozvánek přes registrace až po sběr doplňujících informací od účastníků. Cílem bylo minimalizovat manuální práci a chybovost, a přitom udržet vysoký uživatelský komfort.

Řešení s LeadAgentem

• Příprava a import kontaktů (vyčištění, sjednocení formátů, doplnění pro personalizaci SMS i e-mailů).
• Landing page s informacemi o konferenci a registračním formulářem
  
  (náhled: vysocinatourism.jsemnawebu.cz/vysocinavysocine.html).
  
• Dotazník pro přihlášené (dietní omezení, logistika apod.) pro efektivnější přípravu.
• Mailing s pozvánkou + navazující servisní zprávy (potvrzení, připomínky).
• „Jedno místo pravdy“: přehled registrací, odpovědí a stavu účastníků v LeadAgentu.
• Podklady pro organizaci: exporty do Excelu (catering, jmenovky, sezení…).

Automatizované workflow (nastavená logika)

• Pozvánka → registrace → dotazník
  
  – pokud dotazník není do 5 dnů vyplněn, odešle se připomínka.
  
  – po dokončení dotazníku odchází poděkování a připomínka před akcí.
  
• Pozvánka bez registrace
  
  – pokud nedojde k registraci, následují 2 automatická připomenutí.
  
• Segmentace pro další práci
  
  – Přihlášení / Nepřihlášení / Omluvení pro následné vyhodnocení a komunikaci.
  

Důraz na použitelnost: Účastníci vyplnili vše na pár kliknutí, organizátor měl v reálném čase přehled o stavu přihlášek a potřebných informacích.

Zpětná vazba klienta

„Mockrát děkuji za veškerou podporu a obrovský objem práce při přípravě konference. Vše proběhlo parádně, všichni moc spokojení a jsem si jistá, že elegantní a uživatelsky přívětivý systém registrace k tomu dost přispěl.“
— Ing. Jana Caklová, Kancelář Vysočina Convention Bureau a zahraničních trhů

Co bude dál

Vysočina Tourism bude LeadAgent nadále používat pro e-mailové kampaně a správu kontaktů. Jednorázová akce tak otevřela cestu k dlouhodobé a systematické komunikaci s partnery i návštěvníky regionu.

Klíčové přínosy v kostce

• Přehledná registrace a sběr doplňujících informací.
• Úspora času organizačního týmu a méně chyb.
• Pozitivní zkušenost účastníků (jednoduché přihlášení, včasné informace).
• Připraveno pro opakované použití a dlouhodobý marketing.

Kdy se „jednorázový LeadAgent“ hodí

Konference, semináře, veletrhy, veřejné prezentace, press tripy, regionální festivaly, firemní akce, dny otevřených dveří – všude tam, kde potřebujete rychle spustit registrace a komunikaci, a přitom nezahltit tým.