Případová studie: tibiQ GO × LeadAgent

Automatizované SMS upomínky, které zrychlily inkaso a odlehčily call centru

Klient: tibiQ GO — poskytovatel operativního leasingu automobilů.

Výzva

U části nájemců se objevovalo opožděné placení faktur. Tým tibiQ GO musel volat, psát e-maily a ručně dohledávat stav úhrad. Cíl: zrychlit inkaso, snížit náklady a uvolnit ruce týmu, aniž by utrpěla zákaznická zkušenost.

Řešení

LeadAgent (LA) jsme napojili přes API na fakturační systém tibiQ GO. Jakmile je faktura po splatnosti, LA automaticky odešle nájemci personalizovanou SMS s číslem faktury, SPZ vozu a dlužnou částkou.

Pokud je více dlužných faktur, zpráva shrne všechny (vč. SPZ) a uvede celkový součet. Jakmile úhrada dorazí, LA dostane informaci přes API a upomínky se automaticky zastaví.

Jak to funguje (workflow)

• Datové napojení (API): tibiQ GO → LeadAgent (faktury po splatnosti, částky, SPZ, telefonní čísla).
• Trigger po splatnosti: LA vyhodnotí dny po splatnosti a zařadí dlužníka do kampaně.
• Sekvence 5 SMS / 3 týdny: škálující tón komunikace (od připomenutí po před-exekuční upozornění).
• Dvoustranná komunikace: SMS přichází z plnohodnotného mobilního čísla – nájemce může odpovědět nebo zavolat; na konci „sedí člověk“.
• Zastavení kampaně: po připsání platby (API webhook) LA okamžitě ukončí rozesílku a uloží výsledek.
• Eskalace: po nedokončené sekvenci LA předá případ do vymáhací společnosti.

Logika kampaně (příklad)

• D1: 1. připomenutí (jemné, faktický tón).
• D4: 2. připomenutí (přidán stručný návod k platbě).
• D8: 3. připomenutí (souhrn všech dlužných faktur, SPZ, celková částka).
• D14: 4. výzva (informace o blížící se eskalaci).
• D21: 5. poslední výzva (avízo předání k vymáhání).

Pozn.: Kadenci i čas odesílání lze nastavit podle interních pravidel a legislativních požadavků (tiché hodiny, dny v týdnu apod.).

Co z toho má tým tibiQ GO

• Méně manuálních hovorů: LA dělá rutinu, operátor řeší jen reakce zákazníků.
• Rychlejší inkaso: zákazník dostane jasné informace v telefonu, kde je čte.
• Aktuální přehled: stav faktur a odpovědi se v LA logují; všechno je dohledatelné.
• Nižší náklady: méně času na opakované volání/e-maily, méně chyb z ruční práce.

Integrace & data

• API vstup: seznam faktur po splatnosti (ID, částka, splatnost, SPZ, zákazník).
• API výstup/webhook: potvrzení úhrady → okamžité zastavení kampaně.
• Dedup a frekvenční cap: ochrany proti opakovaným rozesílkám a kolizím.
• Logování: kompletní audit trail (odesláno, doručeno, odpověď, hovor).

Soulad s právem a ochranou dat

• GDPR & ePrivacy: LA pracuje jen s nezbytnými údaji (princip minimalizace).
• Právní titul: oprávněný zájem na vymáhání pohledávek / plnění smlouvy.
• Retence: definované doby uchování; možnost anonymizace/mazání na požadavek.
• Tiché hodiny & preference: nastavitelné dle interní politiky.

Zákaznická zkušenost

Díky obousměrné SMS a živému číslu mohou nájemci okamžitě reagovat – doptat se, potvrdit platbu, požádat o rozložení. To zvyšuje interakci i úspěšnost inkasa a zároveň snižuje náklady na telefonní vymáhání.